2026最新 7個挑選中大型HRM人資系統的推薦指南，如何跟老闆溝通？附上系統檢核表

又到了Q4，公司明年要編制人力資源系統預算，需要比較市面上各家系統的優缺點與收費，提出更適合公司的採購建議。身為專案負責人的 HR，知道中大型企業所需的人資系統該怎麼挑嗎？又該如何跟老闆溝通說明？由資深導入顧問歸納的 7 大關鍵一一 Check，評估系統其實並不難 (文內提供系統檢核表)

文／104人資學院

廠商體質：人資背景為優先
系統架構與功能：考量未來發展，需全方位評估
整合與串接：HRM 為地基，連接更多企業管理系統
機敏資料加密：避免維修等原因，導致薪資情報洩漏
流程標準化：從評估、導入到教育
售後服務：因注意系統維護、版更、危機處理的應對方式
如何跟老闆溝通說明？（範例下載）
下載系統檢核表

一、廠商體質：具備在地人資背景為首選，更能瞭解產業行規，並能協助優化公司作業流程

在挑選中大型企業使用的人資系統時，除了系統功能、業界評價等，有什麼是優先考量的項目呢？具備「人資背景」應為重要關鍵。為什麼具備人資背景很重要？

千人電子製造業人資經理：「曾經選了沒有相關經驗的廠商，結果導入過程很痛苦，變成自己要一直教廠商該產業的人事規則 …」

以中大型製造業為例，電子製造業非常在意差勤管理，需找到一套能支持龐大員工人數、輪班班別複雜、跨廠區支援協作等需求的系統，這時候如果不熟悉相關產業的系統商，可能會在系統 Demo 時頻頻點頭說承諾自己能做到，而導入過程 HR 要除了得提出自己企業的需求外，還得不斷提醒勞動法規、變形工時等規則。不僅造成拉長系統上線時程，如果沒有選對廠商，在未來上線後系統用戶自己也會很辛苦，勞動法規變動時也皆需自己提出修改方向，反而造成企業維護困難。

除此之外，超過 100 位員工的中大型企業，其組織流程往往複雜、調整時需要溝通與牽涉的部門眾多，難以透過系統工具即可優化流程、制度、規範，這時候選擇具備人資知識背景的系統商更為重要。

輔佐中大型企業的系統廠商，不單單只是提供系統工具，應具備能一眼看出企業採納的作業流程的利弊，從流程改善提供建議，提出更利於企業人事管理的解決方案。以 104 為例，104人資系統的顧問團隊，具備 18 年以上的導入經驗，能協助企業在汰換人資系統期間，順勢重新整理企業組織架構、梳理 HR 部門作業流程，也同時優化全體員工的行政效率。這類型的廠商對客戶的協助才是更具有價值與效益。

二、系統架構需完善：系統不全面，導入後更累！評估中大型企業的 HRM，功能必須全方位

在挑選中大型企業使用的人資系統時，HR 可能會很困惑，市面上那麼多系統，哪一種更適合我們公司呢？基本上可從系統形式—雲代管(104獨有)、雲端SaaS、地端版來分。
而104人資系統三種方案兼具，企業可依照需求自行選擇，或是由專案顧問協助評估。

	地端買斷建置	雲端代管模式 ※104獨有 HR Max	SaaS模式 ※大多HRM廠商
定義	系統建置在公司內部之硬體設備，利用網路區隔，可在公司內部網路獨立運作。	•企業專屬的雲端架構，由系統商提供管理和維護。	•由系統商提供管理和維護，企業僅需支付系統費用。
適用對象	•有特殊需求、大量客製 •希望資料保存在企業內部者 •中大型集團企業首選	•有特殊需求、多種客製 •希望保有地端資料架構及雲端彈性 •中大型企業首選	•追求快速導入、費用精簡 •小企業首選
部署速度	•需要自行採購伺服器、憑證、網路防火牆等設備，建置時間約1~2個月不等	•建置期約1 – 2週	•即開即用
使用方式	•專屬地端伺服器由企業自行管理	•專屬雲端環境，系統商協助建置	•開啟帳即用，免安裝
客製功能	可依需求調整 •除基本模組外，還具有高度客製化。 •跨系統介接優勢 •可靈活配合企業內部業務流程。	可依需求調整 •除基本模組外，同樣具有高度客製化。 •開放API及SSO串接各大系統 •可靈活配合企業內部業務流程。	不支援 •通常提供出勤、排班、薪資等標準模組。 •例行性針對特殊產業功能進行系統優化。 •客製化選項較受限。
資料獨立性	•專屬伺服器，安全隔離在企業自己內部。	•專屬資料庫，安全隔離	•雖邏輯隔離，但共用系統架構
系統更新	•可配合客戶需求安排	•可配合客戶需求安排	•統一版本升級
維運責任	•企業自行管理，須具備有IT、資安或機房人員較佳。	•系統廠商協助代管、維護專屬環境	•由廠商全權負責
成本	•費用通常較高，但長期維護成本較低 •企業需自行培養IT人員負責管理	•由於由專人協助代管，因此維護費用較高，但通常提供更高品質服務與系統安全。 •無需購置硬體或聘請專職IT人員。	•僅需支付系統費費用，投資成本較低。 •無需購置硬體或聘請專職IT人員。
安全性	系統本身具有高規格資安架構，但多還是須依賴企業的內部的資安管理。	※需確認系統提供商提供高規格資安架構，以104的雲端代管-104 HR Max 及 SaaS-104企業大師兩種版本為例，皆具有高規格防護： •採用領導品牌AWS雲端網路服務。 •資訊安全管理及個資保護通過英國標準協會(BSI) 等國際標準認證。 •定期進行弱點掃描、滲透測試，多重登入防護機制。
可用性	•由於需建置系統環境，導入門檻較雲端系統高  •通常搭配導入顧問全程協助。	•依照不同需求功能，可能導入門檻較公有雲高 ，但客製擴展性佳。 •通常搭配導入顧問全程協助。	•導入門檻較低，導入效率高。 •提供標準化固定模組。
符合法規	•適合需要嚴格遵守數據隱私法規的企業。 •系統自動檢核是否符合法規或變形工時等。	•適合需要嚴格遵守數據隱私法規的企業。 •系統自動檢核是否符合法規或變形工時等。	•對於法規不熟悉之中小企業，系統自動檢核是否符合法規或變形工時等，避免勞檢罰單。
適用對象	•中大型或集團型企業 •有特定需求的企業	•中大型企業 •規模正在成長中 •有特定需求的企業	•中小型企業 •公司制度符合標準法規 •無特殊特殊需求的企業

▲104資料整理

由圖表上可以看到，在評估中大型企業使用的 HRM，如能量身打造一定是最符合企業需求。但在預算有限、上線時程的壓力下，從零打造的純客製系統無非拉長評估、導入時間，系統的客製費用也嚇到不少企業主，認定「客製」=「昂貴」。但其實還有一種「套裝型」、「模組型」的人資系統，以多種功能模組、可拼裝、可接受部分客製為優勢，在有 HRM 基礎建設下開放客製，反而更適合人數正在擴編的企業，並跟隨企業需求隨時擴充。

不過若是目前100人以下，人力資源與營運部門尚未成熟，這時候時間最寶貴！選擇像「104 企業大師」這類SaaS雲端系統，就能快速導入標準化的人事功能，即開即用，即時因應基礎的人事管理，避免疏忽而違法。

無論是想找尋哪一種架構的系統，都應該需注意功能是否完整、是否能支持公司人力資源的策略、以及是否能符合法規。

跨國汽車經銷大廠 HR：「過往經驗告訴我，系統功能全客製的作法未必較好，部份流程配合系統及人資作業實務會更理想、更貼近公司期待。」

一般來說 3~5年公司會考慮替換新的 HRM 系統，而 HR 在評估系統時，可以先考量這 5 年間有哪些會是企業需要發展的重點需求。
以下提供除了系統功能外，以下是成長型公司常見的 HRM 需求：

履歷串接：更多的職缺數、更多的履歷量，系統要能介接人力銀行履歷資料
資源擴充：企業未來人資發展策略如 HRD，或是有 EIP 或其他產品需求，是否能擴充相關需求
人資相關報表：通過人力資源報表，向各部門主管展示人員管理相關數據
ESG永續經營：若公司已經是上市櫃，此功能是must have！若還在成長中，但未來想要IPO，也必須要注意需要採用具有ESG相關功能的人資系統。

另外，有些 ERP 系統也會提供簡易的 HRM 功能，我們建議中大型規模的企業因優先考量專業的 HRM 系統，除了更符合各產業的人事行規與需求外，更支持中大型企業的未來發展性，以免系統跟不上企業的人力資源規劃，沒用幾年又需要找一套新系統來取代，占用 IT、總務、預算資源，適應新系統的學習成本也讓 HR 心力交瘁。

三、HRM 是企業管理地基，應能將現有系統一併整合與串接

管理中大型企業的人資系統時，HR 應該常被跨部門同仁詢問，HRM 可以用綁定企業其他系統的帳號嗎？可以整合公司原先有的 EIP 系統嗎… 這些系統整合的需求，在公司規模到達一定的人數，如果不同系統間都資料都需重新建置、每個新系統導入後都要註冊一次，一定會造成企業員工很大的困擾與反感。所以最好的做法是提前布局，評估系統時就該找能跨系統整合、串接的 HRM 系統。

以批發零售業為例，如果為比較基本的出勤打卡整合可以先從門禁保全、POS 機、出勤管理、排班管理、打卡工具、薪資系統作進一步的整合。餐飲業員工可使用104人資系統完成排班，到班時使用門禁保全刷卡作為上下班打卡紀錄，如果遇到加班需求，需 POS 機登入登出資料佐證，HR 可在 HRM 的出勤管理同步打卡、加班資料，再結合薪資系統計算當月薪資。如果為較進階的需求，可透過結合 EIP 的人資系統，統一由單一帳號登入 CRM、ERP 輔助銷售與進存貨管理。

由於不同的產業有不同著重的功能需求，透過 HRM 作為人員管理的地基，充份整合 HRD、履歷等人力資源需求外，透過串接的跨平台系統，整合各產業工作需求( 會議室管理、倉庫管理、物流出貨管理等等)，無需替換或導入全新的作業流程，也讓企業數位轉型的範疇更加完整。

四、首重資安！擔心駭客找漏洞或是IT維修時，員工薪資被看光光？機敏資料就該加密

過去曾有竹科企業 HR 和我們反應，公司為了避免員工被挖腳，或是薪資情報外洩，系統盡量由自己開發，或是特別選擇非雲端型系統，避免有任何外洩的風險。但有一次讓公司 IT 進行人事系統維修時，才發現員工資料沒有做加密，工程師輕易的就能瀏覽同事的薪資，或是通訊電話、地址等個資。

我們建議在在選擇 HR 系統時，一定要記得多加詢問系統商的資安保護措施，機敏資料加密等方式。並且一定要記得多加詢問系統商的資安保護措施，例如「如果系統要維修是你們的工程師協助嗎？」「那工程師維修的時候會看到哪些資料啊？」下方提供由 104 系統工程提出的系統安全基礎檢核：

內部主機資料交換全面採加密傳輸
維運人員採最小權限原則，僅允許使用者依工作職掌執行所需之授權存取
系統是否有身分驗證機制，密碼是否具較高安全規範與變更管理機制
建立電子資料安全管理機制，包含分級規則
資料新增修改刪除，皆可追朔操作者，並保存相關紀錄

更多系統資料安全檢核依據，請至文末下載 HRM 系統檢核表

而另一方面104資訊科技設有資安團隊，定期執行弱點掃描及源碼檢測，追蹤修補狀態，更為業界第一間獲得行動MAS標章，並同時榮獲多項資安獎項，以及獲得多重國際標準認證，包含 ISO/IEC 27001: 2013、BS 10012: 2017 及 ISO/IEC 29100: 2011 ，提供中大型成長中的企業最完善的資訊安全保障。

延伸閱讀：HR也要懂資安！企業資安的關鍵，從人資系統展開！雲端與地端系統哪個比較安全？

五、專業的系統商，導入流程與教育訓練都該標準化

評估 HR 系統時除了上述幾點外，導入流程也該是挑選的重點必要條件。

亞太區知名通訊商主管：「過去我們也曾兩次導入 HRM 系統，但皆並未導入成功，除了最終系統不符合需求外，混亂的導入流程、難以溝通的工程人員也讓我們很頭痛…」

以 104 人資系統導入流程為例，在接到客戶有系統需求時，團隊將進行制度訪談 (圖上橘色虛線部分)，當顧問評估確認系統適用於企業後，才會進行下一階段的安裝與設定… 標準化專案式導入流程，讓 HR 方便與公司回報導入進度。

建議洽詢 HR 系統時，請廠商提供該系統的上線年限、導入成功率與續約率，並且在確認功能面符合公司需求後，請廠商提出一份導入流程計畫，審慎評估系統商的導入與教育訓練經驗。

六、售後別忽略，系統維護、版更、危機處理的應對方式都得納入考量

上述幾點都符合公司需求後，恭喜你系統成功上線基本上不會有問題。但付完錢後，系統不穩定、服務窗口也無法即時協助、員工反應很難用，反而造成 HR 更大的困擾…

電子供應鏈管理處資深經理：「我們與同業推薦104系統的原因是，即使系統一開始並非百分之百符合公司需求，但沒達到的部分會想辦法在版本更新時改善，後續服務也能得到適當的回應，採納我們的意見，服務方面才是我們更重視的…」

我們建議企業可以在系統導入過程中，觀察廠商的團隊素質，例如工程人員能否將工程面的知識轉化為人資夥伴能夠理解的用語；勞動法令相關知識是否足夠、客服的服務品質是否即時解決，無需再請 IT 人員協助。並請廠商提供版更流程、維修流程，事前評估售後的窗口服務時間、服務時效、諮詢費用等，讓系統用戶沒有後顧之憂。

而104人資系統團隊在計薪週期都會安排值班團隊，隨時協助解決遇到的問題及狀況，不用擔心找不到顧問或工程人員，HR可以更有效率完成計薪！

七、如何跟老闆溝通報告？抓到老闆想聽的重點！

當您利用系統檢核表收集完一輪廠商資訊之後，心中應該有屬意的廠商或是剩下2-3間比較，這時候最多人資擔心的就是要如何跟老闆報告，為何選擇這一間廠商？
上述1-6點可以慢慢讓人資分析比較，但老闆沒有時間等人資一一說明，這也是我們時常被人資詢問的問題，該如何快速讓老闆抓住重點，理解廠商優勢呢？

老闆最在乎的就是成本、效率與風險。

與其一一拆解各種功能，不如讓老闆先知道你做足了功課，先進行一頁總結，再精簡扼要的提供佐證資訊。

下方以原本沒有人資系統，最終選擇104人資系統買斷版為例：(範例下載)

▍原因說明：依照貴司採購人資系統後想解決的問題

▍ 一頁總結：我們建議選擇104人資系統
　原因：價格及維護成本合理、成長擴充無虞、預計提升50%行政效率、104公司財務穩健

▍精簡說明：