根據調查，人事訓練或績效數據分散且無法有效追蹤是HR最大的痛點之一，加上各部門主管缺乏即時且客製化的部屬資訊，導致追蹤訓練與績效耗費大量人工時間。透過104 HR Max系統強化資訊與數據的透明度，將HR及主管從「資料收集者」解放為「數據分析者」，預計每年可為 HR/主管節省20%以上的行政時間，大幅提升決策速度。

文/104人資學院

人資主管的真實困境：每月加班整理報表，員工跟主管還是不滿意

身為人資主管的Linda最近又在為月底的訓練報表煩惱。公司有200多位員工，每個月她都要花2-3天時間，從不同的Excel檔案中整理每位員工的訓練時數、學分累積、課程完成狀況。更麻煩的是，每次績效面談前，各部門主管都會來要部屬的學習紀錄和績效資料，她得一個一個部門整理報表寄出去。

「員工常常問我：『我今年上了幾小時的課？還差多少學分？』，主管也會問：『我部門誰的訓練時數不足？績效評核結果在哪裡？』每次都要花時間查，真的很沒效率。」Linda無奈地說。

這樣的場景，是不是也發生在您的公司？

人資管理績效與訓練的三大核心需求

企業在選擇人力資源管理系統時，訓練和績效功能至關重要。根據人資實務需求，訓練與績效功能應該要有：

  1. 訓練紀錄即時查詢：員工和主管都能隨時查看學習進度
  2. 績效資料權限管控：彈性設定不同角色的查看權限
  3. 報表自動化產出：減少人工整理時間，提升管理效率

HR Max訓練與績效功能：解決人資的日常痛點

訓練紀錄數位化管理，學分累積一目了然

1.後台管理更完善

  • 新增「學分」與「學習狀態」欄位，符合企業訓練學分制度
  • 支援手動新增或批次匯入訓練資料
  • 學習狀態自動追蹤（合格/不合格）
  • 員工自主查詢訓練進度

2.員工透過Portal或APP可以：

    • 清單模式：查看每一筆訓練紀錄的完整資訊
    • 圖表模式：視覺化儀表板呈現訓練統計
      • 按訓練種類（內訓/外訓）
      • 按上課方式（實體/線上）
      • 按學習狀態（合格/不合格）
      • 可切換「時數」或「堂數」統計

    3.主管掌握團隊學習狀況

    • 跨公司查看：適合集團企業管理需求
    • 彈性篩選條件，快速找到特定員工
    • 一鍵下載「部屬學習紀錄明細表」，不需再請HR整理

    💡 使用情境：年度訓練檢核時，主管只要打開APP，篩選部門員工，就能立即看到誰的訓練時數不足，並下載完整報表向上呈報。

    績效紀錄彈性權限，保護機密資訊

    1. 彈性權限設定：考量到績效資料的敏感性，HR Max提供
    • 分別設定「員工看自己」和「主管看部屬」的查看欄位
    • 可針對不同部門、不同員工群組設定不同權限
    • 總體考核與考核階段分開管理

    　2. 實際應用範例：

    • 一般員工：只能看「是否通過」，看不到具體分數
    • 特定部門主管：可查看完整績效資料
    • 高階主管：可跨公司查看所有績效資訊

    　3. 主管管理更便利

    • 跨公司查詢部屬績效
    • 根據篩選條件一鍵下載「部屬績效紀錄明細表」
    • 支援績效面談前快速調閱資料

    💡 使用情境：績效面談季，主管透過手機APP就能查看部屬的年度績效，下載報表後直接在會議中討論，不需要再跟HR要資料。

    行動化管理，隨時隨地存取資料

    1. Portal + APP雙平台
    • 電腦、手機都能使用
    • 主管出差也能即時查看部屬資料
    • APP可直接下載報表

    　2. 報表自動化

    • 明細表Excel格式下載
    • 不需人工整理，系統自動產出
    • 支援多種篩選條件組合

    快速一覽功能：訓練與績效數據應用方式

    【訓練追蹤】告別手動比對：訓練數據的自動化與合規性

    新功能情境案例 (HR/主管視角)導入效益與數據價值
    後台新增「學分」與「學習狀態」HR 需要確認員工是否滿足晉升要求的學習時數或學分門檻。系統化紀錄，確保訓練數據的完整性與權威性，為未來銜接外部或內部訓練系統預做準備。
    主管專區：部屬學習紀錄查詢 & 明細表下載主管在進行年度考核前，需快速檢視部屬的法規訓練時數或專業證照學習進度。節省 80% 人工比對時間。透過一鍵導出明細表，立即掌握團隊的知識缺口與學習積極度，強化訓練預算分配的精準度。
    員工個人專區查詢員工可隨時查閱自身的學習歷程，主動規劃進修，減少向 HR 詢問紀錄的頻率。提升員工自助服務體驗，減輕 HR 的詢問負荷。


    【績效應用】欄位分流與權限客製：讓數據為「輔導」服務

    新功能情境案例 (HR/主管視角)導入效益與數據價值
    HR 可獨立設定員工/主管的績效瀏覽欄位主管不希望讓員工知道績效實際分數，僅需要知道結果即可。保障數據敏感性，並優化績效溝通的有效性。
    主管專區：部屬績效紀錄查詢 & 明細表下載主管或HR需要針對每位員工個人績效表現進行加薪或晉升時，需要詳細內容。透過明細表，HR 可快速進行跨部門的數據稽核與分析，確保考核公平性與一致性。

    為什麼選擇104 HR Max人資系統？

    5大優勢讓人資管理更輕鬆

    ✅ 節省80%報表整理時間：自動化產出訓練、績效明細表
    ✅ 提升員工滿意度：透明化資訊，員工隨時掌握學習進度
    ✅ 強化主管管理效能：即時查詢部屬資料，不需等HR回覆
    ✅ 彈性權限控管：保護機密資訊，符合資安需求
    ✅ 行動化辦公：Portal/APP雙平台，不受地點限制

    常見問題FAQ

    Q1：訓練紀錄可以批次匯入嗎？
    A：可以，系統支援Excel批次匯入，並已包含學分、學習狀態等新欄位。

    Q2：可以限制員工只看自己的績效分數嗎？
    A：可以，HR可以彈性設定每個員工群組能查看的欄位，例如只顯示「是否通過」而隱藏分數。

    Q3：主管可以下載哪些報表？
    A：主管可下載「部屬學習紀錄明細表」和「部屬績效紀錄明細表」，內容會根據篩選條件產出。

    Q4：跨公司查詢是什麼意思？
    A：適合集團企業，主管可以查看不同法人公司的部屬資料，不受單一公司限制。

    Q5：APP和Portal的功能一樣嗎？
    A：核心功能相同，但APP針對行動裝置優化介面，且因私密性較高，部分隱私設計略有差異。

    Q6：HR Max是否能與104 企業學習平台或其他訓練平台串接？

    A：當然可以！HR Max可以串接104 企業學習平台（LMS）！若您使用其他訓練平台，我們也開放Open API串接，可以先與104 HR Max聯繫諮詢喔。

    立即體驗HR MAX，讓人資工作更有效率

    如果您也面臨訓練、績效追蹤整理的困擾，HR Max人資系統能幫您：

    • 建立透明化的學習管理機制
    • 減少人工作業時間
    • 提升主管和員工滿意度
    • 強化人才發展追蹤
    • 開放串接您既有的平台或系統

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    快速一覽功能：訓練與績效數據應用方式