為何企業需要導入HR人資系統？當企業規模突破50人、100人關卡時，傳統Excel管理考勤、手動計算薪資的方式，不僅耗時且錯誤率高。在AI科技變革與勞基法頻繁修訂的時代，企業正面臨三大挑戰：資料管理混亂、人工作業耗時、法規遵循風險。因此選擇適合的人資系統不僅能解決這些痛點，更能讓HR從行政庶務中解放，轉型為企業的策略夥伴。本文將完整說明HR系統評估的6大關鍵、導入前5大風險、以及導入後的持續優化策略，協助您找到最適合企業的人資管理解決方案。
文/104人資學院
根據G2軟體幸福報告顯示，超過62%員工認為無法完全發揮所長是因為錯用軟體，甚至每8位成員就有1位因此離職，G2報告建議企業應重視軟體選擇，以提高員工的生產力和滿意度，尤其在人才競爭激烈的時代。
對於人資來說，員工的留任率可能是最重要指標之一，而培養一位新人的成本遠遠高於採購一套好用的系統軟體，在離職成本過高的情況下，若已知錯誤的軟體可能會導致員工感到沮喪，甚至達到考慮離開公司的程度，就應盡早進行全面的系統評估。
在實務操作中，企業常面臨資料分散、手動作業耗時，及資料安全風險等多重挑戰。員工資料零散存於Excel、紙本或各部門自主管理，不但易出錯，也難以快速產生決策報表。特別是排班、考勤、薪資計算等繁瑣工作，效率低且錯誤率高。
同時，隨著個資保護意識與勞動法規（如勞基法、勞健保法、個資法）不斷更新，傳統手動管理已難符合合規要求。人力規模增加後，這些問題會更加惡化，嚴重阻礙企業成長動力。
導入完整的HR系統，能徹底改善這些問題，並讓人資角色從行政支援轉型為企業策略夥伴。透過系統化資料管理和即時數據分析，HR能聚焦人才發展與組織優化，帶動企業全面進步。
導入前評估：為未來建立成功基礎
系統評估的六大關鍵面向
選擇HR系統時，大多中小企業常只關注功能介紹，卻忽略以下六大評估重點：
- 核心功能完整性
據日前104舉辦的系統評估講座調查顯示，超過80%的企業優先關注人事管理、出勤管理、薪資管理，同時也是最基本功能需求。若系統能搭配完整人事與薪資資料庫，支援線上表單簽核與跨系統串接，便能讓人資系統成為企業營運的樞紐中心。 - 專業導入顧問服務
不過系統功能再強，缺乏專業的顧問協助依然容易導入失敗。專業優質的顧問團隊須具備勞動法令專業，並透過師徒制傳承經驗，提前辨識企業制度問題，提供客製化、針對性的解決方案。 - 系統架構與整合性
若您的企業正在成長中，通常建議選購具備彈性擴充的系統，甚至支援跨系統如Workday、SAP的整合，這樣一來，在企業擴張迅速同時，人資系統就能一路陪伴您，不需要一換再換。另外，也可以依照企業需求或政策，選擇適合的地端、雲端代管、或基本SAAS雲端架構的系統。 - 資安與安全認證
ISO 27001認證已成標配，同時建議系統廠商須主動進行定期弱點掃描及滲透測試，並注意資料敏感欄位是否加密，存取日誌是否完整等，尤其金融與上市櫃公司更應嚴格把關。而104 HR Max除了上述資安保障外，同時還獲得BS 10012及ISO 29100的認證。另外APP部分也是業界少見獲得MAS行動標章認證的APP。 - 廠商財務與經營體質
通常導入一套系統軟體生命週期可能長達10年以上，因此選擇廠商必須確認其具備穩健的經營體質及技術團隊，除了避免突然發生異常求助無門外，同時還能確保法規變更能即時反應與持續服務。 - 費用與保固透明度
除了軟硬體費用外，其實導入一套人資系統還包含系統維護、人員培訓等隱藏成本，需確認確認法規更新費用及客服機制的收費方式，避免將來產生額外負擔。
常見的導入前五大風險及避免方式
- 制度訪談不足：
缺乏現有流程與差異盤點容易後續卡關。建議建立《制度差異清單》，提前取得共識。 - 資源與預算低估：
系統費用僅是前端，須完整估算維運與人員投入成本。 - 過於理想的上線時程：
建議預留3-4個月，採分階段導入降低風險。 - 缺乏高階支持：
設置明確里程碑與主管決策機制，確保專案順利推進。 - 使用者抗拒改變：
溝通與教育訓練需同步執行，促進系統接受度。
HR系統導入關鍵點：確保順利推行
三階段導入流程：
- 啟用規劃階段：訪談需求、收集痛點、擬定方案與時程，確保目標集中明確。
- 執行建置階段：系統教學、制度建立、使用輔導與資料驗收，資料準備需完整正確。
- 正式使用階段：系統上線，持續回訓與客服支持，保障長期穩定運作。
導入後常見的兩大挑戰及解方：
- 制度差異
建議簡化與標準化制度，依勞基法設計，主管參與決策避免細節糾纏。案例證明，適度妥協能加速導入。 - 平行測試不充分
同步更新主檔資料，確保新舊系統資料一致。平行測試應至少涵蓋1-2個完整薪資週期，防止問題突發。
導入後服務：持續更新與安全守護
法規變動的即時反應
薪資、稅務、勞基法、育嬰留停等法規定期調整，系統須即時更新，避免合規風險。優質系統提供免費定期版本更新，並擁有專業團隊即時因應法規變更。
資安防護的重要性
HR系統涉及大量敏感個資，必須配合AES加密、定期弱點掃描、滲透測試與資安團隊常態巡檢。安全投資非額外開銷，而是企業與員工權益的必要保障。
長期合作夥伴價值
系統投資需長期使用來達成經濟效益，選擇具高續約率（95%以上）的廠商，確保未來持續服務與更新，降低重新導入的風險與成本。
特殊應用場景：IPO與ESG準備
IPO專屬人資需求
準備上市櫃企業需透明管理，包含ESG報表、績效考核記錄、證照管理及薪酬委員會運作等多項指標。完整HR系統能自動生成法定報表，大幅減輕人資負擔。
ESG成為企業必備投資
環境責任體現於無紙化、流程線上化；社會責任包括員工福利與教育訓練；公司治理強調資安與法遵。大型客戶常以ESG報表作為合作門檻，相關功能直接影響競爭力。
台灣人資系統推薦：104 HR Max 優勢解析
- 授權彈性：支持多公司、多統編、無人數上限。
- 專業顧問：熟悉台灣勞動法規，導入成功率高達99%。
- 資安實力：ISO 27001、ISO 29100、BS 10012、MAS認證標章。採AES加密，定期弱點掃描與專業資安團隊守護資料安全。
- 強大整合力：提供Open API、AD帳號串接，並支援Workday、SAP等大型系統接口。
- 104集團深度整合：一鍵匯入104 VIP履歷、薪資行情即時更新、免費企業學期平台。
- 無程式化自訂功能：拖拉式電子表單設計及報表自訂，手機APP操作簡易。
- 客戶口碑：97%續約率，正是最有力的信任保證。
選對系統，更要選對長期夥伴
HR系統導入不只是技術問題，而是需求明確、溝通協作、嚴謹驗證與持續優化的結合。104以全台第一人力銀行為基礎，結合專業顧問、工程與資安團隊，從評估到持續支援全程陪伴，打造企業人資決策核心平台。
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