104 HR Max 的「自訂表單回拋」功能，讓員工在電子表單送出的特休遞延或折抵、津貼申請，經簽核後直接寫入後台的薪資及出勤模組，不必再由 HR 手動輸入或匯出匯入。這項功能鎖定 100 人以上的中大型企業，對象是每年要處理大量特休結轉與津貼申請的 HR 與 財務。

文/104人資學院

每年底的特休調查、每月的津貼彙整，正在悄悄吃掉 HR 的時間。年底特休結算、平時的各項津貼申請，是每一家中大型企業人資部門逃不掉的例行公事。員工人數一旦超過 100 人，這些看似「小事」的行政流程，就會變成 HR 每月、每年都要重複投入大量心力的隱形成本。

問題不在於「員工有沒有申請」，而在於申請完之後，資料要怎麼真正落地到薪資系統裡。這中間只要多一道人工轉登打的手續，就多一次出錯的機會、多一份需要核對的工作。

104 HR Max的「自訂表單回拋」功能，正是為了解決這個長期存在的斷點：讓員工在前台送出的申請，核准後直接寫回後台對應欄位，不必再靠 HR 手動搬運資料。

痛點 1 ：特休折抵年年重填一次，問題卡在哪？

每到年底，HR 會發出問卷或 Excel，請員工填寫特休要折現還是遞延，再依每個人填的內容，一筆一筆回到系統設定。有 HR 提到，光是核對員工填的天數對不對、格式有沒有統一，就得花上好幾天，還沒算進後續輸入系統的時間。人數一多，這件事幾乎變成年底固定要重做一次的工程。

痛點 2：津貼申請核准了，為什麼還要再匯出匯入一次？

員工透過 Portal 或 APP 申請津貼補助，核准之後，這筆資料很多系統是沒辦法直接進到薪資模組。HR 得先從 Portal 把申請資料匯出，再手動匯入系統，同一筆資料等於在兩套流程裡各走一次。金額、幣別只要打錯一個字，就得重新核對整批資料。

HR Max 自訂表單回拋怎麼運作？

只要員工送出「特休折抵」與「津貼、薪資加扣項」兩類申請，在表單走完最後一關簽核後，資料會自動回拋至 HR Max 後台對應欄位。HR 不需要再手動輸入，只要在後台做最終確認。

不過在資料回拋前，系統會先做一層檢核：如果表單填的內容跟後台設定對不上，例如假勤項目已停用、加扣項科目已被刪除、金額或幣別格式不符規則，系統會直接判定異常並自動駁回，簽核意見同步顯示「異常原因（系統駁回）」。進到最終薪資或出勤模組的資料，一定是通過檢核的正式資料。

兩種表單，各自回拋到哪裡

表單回拋位置HR 要做的事
特休遞延單出勤 > 參數管理 > 假勤設定 > 特休例外折抵進行折現或遞延的最終確認
薪資加扣項申請單薪資 > 薪資計算 > 薪資 > 加扣項核對加扣項是否正確入帳

100 人以上企業，省下的時間差在哪？

員工規模越大，特休結轉與津貼申請的筆數就越多，人工彙整的時間也跟著疊加。對 100 人以上的企業來說，差別主要在三個地方：

  1. 年底特休調查、每月津貼匯入，不用再靠問卷或 Excel 彙整。
  2. 資料由系統寫入，人工登打與匯出匯入的環節變少，出錯機會也跟著減少。
  3. HR 從輸入資料的角色，轉為後台確認，時間留給其他需要判斷的工作。

對現有表單的公司來說，只要在HR Max後台開啟「系統串接」，設定好對應欄位，既有的特休遞延單、薪資加扣項申請單就能直接沿用，不需要重新建立表單流程。讓決策權留在員工手上，行政流程留給系統處理！

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