2024 至 2025 年間，勞動部與地方政府密集公布違規名單，台北市勞動局光是2025 年 3 月就開罰 59 家企業，總罰鍰逾 338 萬元。違規項目從出勤紀錄不全、加班費未給、排班未安排例假，到工資給付不全，幾乎涵蓋 HR 工作的每一環。

這些看似管理細節的疏漏，之所以導致裁罰、甚至敗訴，關鍵不在於企業是否有心違法，而在於流程中沒有「可佐證的紀錄」。若 HR 無法提出加班單、排班表、工時紀錄、打卡記錄與薪資明細，無論對內自保，還是面對訴願都將陷入被動。

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本文目錄
一、問題拆解：違規與訴願都圍繞在「流程留痕」
二、具體案例：本以為沒問題，實際早已踩線
三、解法框架：HR 系統不只是行政工具，而是企業的法遵保護線
四、行動建議：法遵的底線，制度要能撐得住

一、問題拆解：違規與訴願都圍繞在「流程留痕」

根據勞檢統計與實務案例，目前企業最常違反的《勞基法》條文如下：

條文	違規類型	常見情境
第 24 條	未給加班費	未申請核准即命令加班，卻未依法給付加班費
第 32 條第 2 項	超時加班	勞工每日工時超過 12 小時，未落實加班上限
第 30 條第 6 項	出勤紀錄不全	缺乏打卡、紙本出勤無存證，或記錄錯誤
第 36 條第 1 項	例假日未安排	強迫員工例假日出勤，未補假或給薪
第 22 條第 2 項	工資未全額給付	無故扣除津貼、獎金，未給足法定工資

與此同時，根據勞動部統計，2024 年受理的訴願案件也集中在五大爭議類型，包括工資給付爭議、資遣與終止契約爭議、工時與加班費爭議、性騷擾處理程序瑕疵，以及未依法辦理勞保、就保等法定義務。

這些問題的共通點，是流程中缺乏明確可供佐證的紀錄，無論是出勤、工時、假單或加班命令，一旦無法提供書面證明，將對企業極為不利。

二、具體案例：本以為沒問題，實際早已踩線

北市勞動局於 2024 年 3 月公布違規名單，共有 59 家企業因違反《勞基法》遭裁罰，總罰鍰高達 338 萬元，涵蓋的違規行為包含未給付加班費、超時工時、出勤紀錄不實與工資給付瑕疵等。這份名單中，不乏連鎖零售、製造業與科技業等中大型企業，顯示無論規模大小，只要制度不健全、流程未留痕，就可能落入違規名單。

以下為部分實例說明：

• 排班未安排例假：某連鎖飲料品牌因班表未能證明員工例假安排，違反《勞基法》第 36 條，遭裁罰 12 萬元。
• 加班未留申請紀錄：某製造業雖有紙本打卡紀錄，但主管未妥善保存，加上缺乏簽核流程，在員工訴願時無法證明加班經過合法指派，最終敗訴並需補發加班費。
• 責任制未立書面協議：某科技業企業採責任制卻未與員工簽訂書面工時協議，也未記錄異常出勤狀況，被勞檢單位認定違反延長工時規定，裁罰成立。

上述案例突顯制度設計與流程紀錄的重要性。若流程未制度化、紀錄無數位化支撐，不僅難以即時查證，更可能喪失舉證能力，導致裁罰甚至訴願敗訴。流程若無數位化制度支撐，無法即時查證與備查，就等同於完全失去合規的防線。

三、解法框架：HR 系統不只是行政工具，而是企業的法遵保護線

以 104 企業大師雲端人資系統為例，企業可將出勤、請假、加班、排班、薪資等日常作業流程數位化，並自動留存紀錄。這些功能可協助企業落實《勞基法》第 30 條與《勞動事件法》關於工時紀錄與舉證的要求。

• 智慧打卡與工時管理：手機 GPS 打卡、自動比對班表、異常紅字提示，延遲或提早打卡可填寫備註，滿足法定出勤紀錄規範。
• 加班與假單線上簽核：員工申請、主管審核、系統記錄核可流程，清楚反映加班是否經命令，流程留痕。員工申請、主管審核、系統記錄核可流程，清楚反映加班是否經命令，流程留痕。
• 工時與班表預警機制：企業可設定每日、每週與每月工時上限，系統即時跳出違規預警，協助 HR 控管超時風險。
• 工資與加班費自動核算：支援多段班、法定倍率、自動計算薪資與保費扣項，輸出工資清冊與加班費明細，符合稽核需求。
• 五年雲端資料備查機制：打卡紀錄、班表、薪資、勞資會議記錄、申訴處理等資料自動保存，應對查核與訴願無後顧之憂。

四、行動建議：法遵的底線，制度要能撐得住

HR 系統不只是提升效率的輔助工具，更是企業在人力資源制度與法遵管理上的核心防線。與其事後補紀錄、搶救流程、不斷承擔罰鍰與訴願風險，不如從制度設計起步，讓流程中每一筆申請、每一次打卡，都能自動成為具法律效力的紀錄。

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