職場霸凌防治準則將於2026年7月正式施行，企業面對的不只是新增一項合規義務，更是一次重新檢視內部訓練管理流程的契機。許多 HR 的第一個問題往往是：「訓練該怎麼辦？」但更關鍵、卻常被忽略的問題是：「訓練辦完之後，紀錄留在哪裡？勞檢來了能不能立刻調出來？」
本文從法規義務出發，整理企業最常踩的合規漏洞，並提供實務可行的數位紀錄建立方式，幫助 HR 在新法上路時做好準備。
全文目錄：
一、職場霸凌防治準則重點整理，企業有哪些法定義務？
法規背景與實施時程
《職業安全衛生法》已於114年12月19日修正公布，新增「職場霸凌防治專章」，增訂第22-1至22-3條條文。配套子法《職場霸凌防治準則》草案已完成研商並進入預告程序，預計2026年7月1日正式施行。這不再只是管理建議，而是有罰則、有時程的法定義務，HR現在就需要開始準備。
企業法定義務依規模分級（第22-1條）
新法採「規模分級」設計，雇主的法定義務隨員工人數遞增：
| 員工人數 | 法定義務 |
| 10人以上 | 訂定職場霸凌申訴管道，於工作場所公開揭示 |
| 30人以上 | 訂定職場霸凌防治措施、申訴及懲處規範，於工作場所公開揭示 |
| 100人以上 | 依立法理由應組成調查小組，外聘成員不得少於二分之一（細節待子法確認） |
不論規模大小，所有企業均須完成員工教育訓練，並將相關執行紀錄留存至少三年，以備勞動檢查機構調閱。
違規罰則
| 違反事項 | 最高罰則 |
| 知悉霸凌未採取處理措施 | 75萬元 |
| 違反安全設施相關義務 | 300萬元（依情節加重後最高450萬元） |
| 最高負責人本人涉霸凌 | 100萬元 |
主管機關得依事業規模、性質或違反情節，加重罰鍰至法定上限二分之一。
*本段依現行法規及草案整理，實際執行請以勞動部最新公告為準。
二、訓練辦了，但這 3 種情況會讓你在勞檢時出問題
許多企業以為「有辦訓練」就等於「合規」，但實務上，勞動檢查的重點往往不在「有沒有辦」，而在「能不能即時證明你辦了」。以下三種情況，是最常見的合規漏洞：
狀況一：紀錄分散在各部門，無法即時調閱
訓練由各部門自行舉辦，簽到表留在主管抽屜，電子檔散落在不同信箱或資料夾。勞檢當天要統整全公司的完訓清單，往往要花上數小時，甚至根本找不到。
狀況二：完訓名單靠人工整理，容易出錯或遺漏
Excel 追蹤、電話確認、人工彙整——這套流程在員工人數少時還能應付，一旦公司規模擴大或人員流動頻繁，就很容易出現漏記、重複、或狀態不正確的問題。
狀況三：員工離職後，訓練紀錄跟著消失
員工離職時帶走自己的個人裝置，訓練紀錄若存放在個人信箱或本機，公司端就此失去這份紀錄。日後若有糾紛或勞檢要求提供特定人員的歷史訓練紀錄，將無從舉證。
三、企業訓練紀錄合規，需要留存哪些內容？
法規要求的紀錄項目
依職場霸凌防治相關法規精神，企業應留存的訓練紀錄至少包含以下項目：
- 訓練辦理日期與時數
- 受訓人員名單（姓名、部門、職稱）
- 完訓與未完訓狀態
- 課程名稱與內容說明
- 測驗或評量紀錄（如有）
- 授課人員或課程提供單位
紙本 vs 數位紀錄：勞檢當天的差距
| 比較項目 | 紙本紀錄 | 數位系統紀錄 |
| 調閱速度 | 需人工翻找，數小時起跳 | 一鍵匯出，當場提供 |
| 資料完整性 | 易散落、遺失、破損 | 系統自動留存，不怕遺失 |
| 人員異動影響 | 離職帶走或交接不清 | 紀錄永久保存於系統 |
| 多人同步確認 | 需各部門逐一回報 | 即時查看全公司完訓狀態 |
| 合規風險 | 高（無法即時舉證） | 低（可即時出具完整紀錄） |
數位紀錄的 3 個核心優勢
- 即時性：任何時間點都能查看最新完訓狀態，不需等待各部門彙整。
- 完整性：從派訓、進度追蹤到完訓證明，全流程自動記錄，不依賴人工操作。
- 永久保存：員工異動、組織調整都不影響紀錄完整性，勞檢一秒完整舉證。
四、用數位系統自動建立合規訓練紀錄
面對法規要求，企業不需要從零建立複雜的管理系統。104 企業學習平台提供免費的數位化解決方案，讓 HR 能在短時間內建立符合合規要求的訓練紀錄管理流程。
平台如何解決訓練紀錄的核心問題
- 自動派訓與紀錄建立：設定訓練規則後，系統自動發送派訓通知並同步建立紀錄，HR 無需手動追蹤。
- 完訓進度即時掌握：所有員工的學習進度、完訓與否，在後台一覽無遺，隨時可匯出報表。
- 到期自動提醒：必修課程到期前，系統自動提醒未完訓員工，不再需要 HR 逐一追人。
- 人員異動不影響紀錄：員工離職或組織異動，歷史訓練紀錄永久保存於系統，勞檢可即時調閱。
- 數位存證一鍵匯出：完訓紀錄可隨時匯出成正式文件，勞檢備查不需臨時整理。
104 企業學習平台免費提供企業啟用，啟用後即可開始建立數位訓練紀錄，新法上路前完成部署。
五、常見問題 FAQ
Q1：員工訓練紀錄依法要保存多久？
依《職業安全衛生教育訓練規則》，一般安全衛生教育訓練相關紀錄應保存至少三年。職場霸凌防治訓練紀錄目前法規尚未明定年限，實務上建議比照辦理，並以數位方式留存，以備勞動檢查機構隨時調閱。
Q2：勞檢時訓練紀錄需要準備哪些文件？
依《職業安全衛生教育訓練規則》，勞動檢查時企業須能提供的教育訓練相關文件包含：訓練計畫書（含課程表）、受訓人員名冊、簽到紀錄、課程內容說明，以及講師姓名與資格證明。
若使用數位系統管理，上述文件均可從後台即時匯出，無需臨時整理，大幅降低勞檢當天的備查壓力。
Q3：紙本簽到表算合規的訓練紀錄嗎？
紙本簽到表在法規上具有紀錄效力，但實務上存在保存風險高、調閱耗時、易損毀遺失等問題。若勞檢當天無法即時提供完整紀錄，仍可能被認定為管理疏失。建議將紙本紀錄掃描數位化，或直接導入數位訓練管理系統，以確保紀錄的完整性與可及性。
本文依《職業安全衛生法》現行條文及《職場霸凌防治準則》草案整理，實際執行細節請以勞動部正式公告為準。
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